根据《商业特许经营管理条例》（下称《条例》）第八条的规定，特许人应当自首次订立特许经营合同之日起15日内，依照条例的规定向商务主管部门备案。如果不依法备案，可能面临50万元的行政罚款处罚。那么，商业特许经营备案流程是怎样的呢？不同的地方备案初审机关略有不同，备案所需材料和流程大体相同。
以广东省为例，省商务厅仍然是法定的备案机关，已经将备案初审的工作委托给了地级市商务局承担，佛山市、湛江市等部分地级市的商务局则将备案初审工作委托给了县级商务主管部门承担，中山市甚至委托给了镇街的主管部门承担。各市备案所需材料和备案操作流程则大同小异，具体介绍如下：
一、备案对象
工商登记注册住所所在地（以下称“住所地”）在广东省行政区域内，在广东省内以及跨省、自治区、直辖市范围从事商业特许经营活动的内资和外商投资企业。
二、备案条件
特许人应当拥有成熟的经营模式，能持续为被特许人提供经营指导、技术支持和业务培训等服务；应当拥有至少2个直营店，并且经营时间超过1年。
三、备案流程
1.企业网上注册。
特许人应当与中国境内的被特许人订立的份特许经营合同之日起15日内，登录到商业特许经营信息管理系统网站进行网上注册。
2.填报电子版信息。
特许人网上注册成功后，登录系统，按照系统提供的《商业特许经营信息管理系统企业端操作手册》要求真实、完整填报信息，并提交上报。
申报信息主要有：基本情况表、市场计划书、经营资源信息、加盟店信息和电子版材料五个部分。
地级以上市商务主管部门审核后发放系统登陆号和登陆密码（特许人可自行修改密码）。
3.受理、核对。
地级以上市商务主管部门受理特许人的网上申请，对特许人网上填报的电子版信息进行核对。
3.1.核对特许人系统提交的文件材料种类及记载的事项是否齐全，是否符合要求。特许人系统提交的备案文件材料不完备的，应要求其补齐补正。
3.2．通知特许人提交证件及有关文件材料原件并核对，确认无误后退回原件，收取特许人在备案系统填报的纸质版材料。
3.3．出具相关意见报送省商务厅。
4.审核
省商务厅收到地级以上市商务主管部门上报的意见及特许人在备案系统打印的纸质版材料后，对特许人系统填报的备案材料进行审核。备案材料存在问题的，省商务厅出具审核意见退回，由地级以上市商务主管部门告知特许人，督促补齐补正有关材料。地级以上市商务主管部门说明补齐补正情况，重新出具意见报省商务厅。
5.实地查证
地级以上市商务主管部门核对特许人提交的“两店一年”相关证明文件是否符合《条例》第七条第二款规定，并对属地2个直营店进行实地查证，依法进行处理，有关情况报送省商务厅。
6.公告
特许人备案申请材料经审核通过的，省商务厅予以备案，并在商务部商业特许经营信息管理系统网站公告。
四、备案材料
（一）电子版材料
（1）企业法人营业执照或其他主体资格证明。
特许人营业执照副本（个人独资企业营业执照、合伙企业营业执照或企业法人营业执照）原件彩色电子版，营业执照登记事项发生变更的，应提交工商主管部门出具的登记变更证明。外商投资企业应提交外商投资企业批准证书副本原件彩色电子版。
（2）与特许经营活动相关的商标权、专利权及其他经营资源的注册证书。
提供符合《商业特许经营备案管理办法》规定的、由主管部门出具的与特许人从事特许经营业务相符的商标权、专利权及其它经营资源的注册证书原件彩色电子版。
（3）经营资源许可使用协议。
若注册商标、专利的持有人非特许人的，应提交具有法律效力的许可使用授权书，授权书具体内容参见商务部商业特许经营信息管理系统网站公布的版本；如是受让取得，应提交主管部门出具的核准转让证明。
（4）两店一年证明文件。
提供证明特许人拥有两个以上直营店并且经营时间超过一年的证明文件。在2007年5月1日前已经从事特许经营活动的特许人在提交申请商业特许经营备案材料时不适用于上款的规定。
特许人的直营店以分公司形式存在的，应包括分公司营业执照副本原件彩色电子版、直营店经营方式证明。
特许人的直营店以子公司形式存在的，应包括子公司营业执照副本原件彩色电子版、特许人持有子公司绝大多数股权的证明文件、子公司经营方式证明、子公司是由特许人直接进行管理的证明材料。
特许人以其设立的多个经营场所作为直营店的，应包括其各经营场所营业执照副本、经营场所证明文件（如专柜协议、场地或房屋租赁合同、房产证明等）。
以特许人控股股东为经营者的个体工商户，其经营范围和特许人的特许经营业务属同一品牌、同一体系的，可视为特许人的直营店。证明材料应包括特许人营业执照副本原件彩色电子版、特许人股份结构的证明材料和个体工商户营业执照副本。如该个体工商户成立时间在特许人之前，则需要在特许人成立后经营满1年。
备案企业的关联企业拥有的与特许人从事同一品牌、同一性质业务的直营店，可视为特许人的直营店。证明材料应包括加盖企业公章的《关于关联公司的情况说明》（内容应包含特许人与关联公司关联关系的种类、资产关系状况、关联关系发生时间等）、关联公司之间的资产关系证明、关联关系发生时间的证明（直营店经营时间应从关联关系发生之日起计算）、直营店开业的相关证明等。
（5）与中国境内的被特许人订立的份特许经营合同。
特许人提交的份特许经营合同中应明确列出其授予被特许人使用的经营资源，且与特许人提交的经营资源资料一致。
（6）特许经营合同样本。
合同中特许人信息应与特许人提交的有关材料一致，合同内容应符合法律、法规相关规定，明确列出特许人的经营范围、授予被特许人使用的经营资源。
特许经营合同应当包括下列主要内容：
①特许人、被特许人的基本情况；
②特许经营的内容、期限；
③特许经营费用的种类、金额及其支付方式；
④经营指导、技术支持以及业务培训等服务的具体内容和提供方式；
⑤产品或者服务的质量、标准要求和保证措施；
⑥产品或者服务的促销与广告宣传；
⑦特许经营中的消费者权益保护和赔偿责任的承担；
⑧特许经营合同的变更、解除和终止；
⑨违约责任；
⑩争议的解决方式；
⑪特许人与被特许人约定的其他事项。
需要注意：
⑴合同的解除条款中应当约定，被特许人在特许经营合同订立后一定期限内，可以单方解除合同。
⑵合同约定的特许经营期限应当不少于3年，除非被特许人另行书面同意。
⑶特许人要求被特许人在订立特许经营合同前支付费用的，应当在合同中约定该部分费用的用途以及退还的条件、方式，或者另行以书面形式向被特许人说明。
（7）特许经营操作手册的目录。
操作手册须注明每一章节的页数和手册的总页数，对于在特许系统内部网络上提供此类手册的，须提供估计的打印页数。
操作手册应包含特许人对被特许人提供经营指导、技术支持和业务培训的方式和内容，特许人发展统一的特许经营体系的措施，体现特许人统一管理和监督的作用。操作手册目录应标明各章、节主题和总页数。
（8）主管部门的批准文件。
法律、法规规定经批准方可开展特许经营的产品和服务，应提交相关主管部门的批准文件原件彩色电子版。
外商投资企业应当提交《外商投资企业批准证书》，《外商投资企业批准证书》经营范围中应当包括“以特许经营方式从事商业活动”项目。
（9）特许人承诺书。
应与商务部商业特许经营信息管理系统网站公布的正式版本一致，由特许人法定代表人签字盖章，并加盖企业公章。
（10）企业法定代表人身份证明原件彩色电子版。
法定代表人系香港、澳门、台湾地区居民的，应提交港、澳、台通行证。
（11）备案授权委托书。
特许人委托他人办理备案的，应提交授权委托书。授权委托书应写明受托人姓名、身份证号、委托事项、委托权限，并由委托人签字盖章。特许人委托服务机构办理备案的，应提交授权委托书、受托服务机构证书、指定承办人身份证，法律服务机构介绍信等。
（12）受托人的身份证明。
受托人的身份证的原件彩色电子版（确保第二代身份证正反面能打印在同一张A4纸上）。
（13）翻译公司营业执照。
法定代表人系外国公民的，应提交法定代表人护照及翻译件（翻译件应加盖中国大陆境内有的翻译公司公章，并附翻译公司营业执照副本）。
（14）《逾期备案说明书》。
特许人未在首次订立特许经营合同之日起15日内备案的，应提交《逾期备案说明书》，说明逾期备案原因，并加盖特许人企业公章。
以上文件在中华人民共和国境外形成的，需经所在国公证机关（附中文译本），并经中华人民共和国驻所在国使领馆认证，或者履行中华人民共和国与所在国订立的有关条约中规定的证明手续。在香港、澳门、台湾地区形成的，应当履行相关的证明手续。相关证明手续文件的扫描版文件应上传到系统对应的电子版材料中。
（二）纸质版材料（一式两份）
特许人在备案系统填报电子材料的纸质版材料，以及备案机关要求提交的其他纸质版材料。
提交原件与复印件核对后退还。
五、备案时限
初审一般15个工作日左右。
六、备案费用
免费
七、其他注意事项
1、特许人的备案信息有变化的，应当自变化之日起30日内提出变更申请，提交需变更的有关材料，报市商务局审核同意后，报省商务厅。已办理备案的特许人，特许经营范围从广东省内变更为跨省的，应提交特许人在中国境内广东省以外开展商业特许经营活动签订的首份合同原件和复印件。特许人可以申请变更被特许人信息以外的内容，但不得违反法律、法规的相关规定。
2、特许人应当在每年的3月31日前，登录商务部《商业特许经营信息管理系统》提交经营合同年报。
建议拟开展商业特许经营备案的特许人委托专业律师处理备案事宜。