上海出口退税第一次上门查验（2025版）

在上海注册的进出口公司首次办理出口退税时，税务部门通常会安排上门查验以确保业务的真实性和合规性。根据现行政策及实操经验，企业需重点做好以下准备工作：

一、基础资质核验
1. 证照文件
需备齐营业执照正副本、海关进出口货物收发货人备案回执、外汇管理局名录登记证明、电子口岸卡等原件。2023年起，上海推行"一照通办"，但现场仍需核对原件与退税系统录入信息的一致性。

2. 经营场所核查
税务人员将实地查看办公场地，要求经营地址与注册地一致。若为虚拟地址注册，需提供园区管委会出具的场地使用证明。浦东新区部分保税区已试点"远程视频勘验"，但首次退税企业仍以现场查验为主。

二、单证材料准备
1. 出口业务链条凭证
包括当批次货物的外贸合同、形式发票、装箱单、提单（需有海关验讫章）、出口报关单（退税联）。特别注意2024年上海海关推广的"无纸化报关单"需通过电子口岸打印带防伪码的版本。

2. 收汇凭证
银行结汇水单或收汇通知书需与报关单金额、币种匹配。若为跨境人民币结算，需额外提供RCPMIS系统报文截图。根据外管局新政，90天内收汇即可，但首次退税建议提供已全额收汇证明。

3. 物流佐证
海运需提供船公司签发的提单副本，空运提交航空运单。2025年长三角一体化税务协作要求，通过"沪浙苏皖物流数据平台"可实时调取物流信息，但企业仍需保留纸质备份。

三、财务系统审查
1. 账簿设置规范
需单独设立"应交税费-出口退税"明细账，出口销售收入需在账务中单独列示。税务将重点核查增值税申报表"免抵退办法出口销售额"栏次与账面数据的一致性。

2. 进项发票管理
对应出口业务的采购增值税专用发票需完成认证，且货物名称、数量需与出口报关单对应。上海税务2025年启用"进销项AI比对系统"，异常发票将触发预警。

四、实地核查要点
1. 货物溯源检查
对生产型企业，查验人员可能要求提供原材料采购单、生产工单、入库单等；贸易公司需出示上游供应商的送货单及付款凭证。浦东新区试点"溯源"企业可简化该流程。

2. 系统操作演示
需现场登录电子税务局展示退税申报流程，并演示通过"国际贸易单一窗口"调取报关数据的过程。建议提前测试上海税务特有的"智能退税助手"系统兼容性。

五、特殊情形处理
1. 委托出口情况
若为代理出口，需提供加盖委托方公章的《代理出口货物证明》及代理协议。2024年上海税务与工商联联合发文强调，代理方与委托方的法定代表人不得为同一自然人。

2. 跨区经营备案
在自贸试验区注册但实际经营在外区的企业，需提供《跨区域涉税事项报告表》。临港新片区企业可享受"备案即视同查验"便利，但重点产业目录内企业。

六、注意事项
1. 时效性要求
首笔退税申报需在出口日期次年4月增值税纳税申报期前完成，上门查验通常安排在申报后15个工作日内。虹桥商务区试点"预查验"制度，可提前预约查验时间。

2. 人员配合
财务负责人、办税员需在场，法定代表人需确保能随时接听税务电话核实。静安区等部分税务局已要求人脸识别验证身份。

3. 后续管理
首次退税通过后，上海税务将纳入"白名单"管理，后续可适用"先退后审"模式。但连续12个月内不得出现2次以上补税记录，否则恢复实地核查。