借助人力资源系统做好病假管理,有哪些要点?
一般来说,生病休息是人之常情,也是劳动者的权利,那么作为HR,可以借助人力资源系统做好相应的病假管理工作。
总体来说,病假管理分为以下两个要点:
在人力资源系统上制定病假管理程序
企业在制度上,应当依法制定相应的病假管理程序,给员工做出明确规定,在人力资源系统里走请病假需要走病假流程、提供相关病假材料、走公司病假审批制度等。
员工违反流程的后果等情形都应该在制度上有所体现(记过、警告等),做到有法可依。
在相关病假制度做好后,还要走民主流程,让员工确认签字后上传到人力资源系统保存。这样做的目的是为了一旦出现劳动争议,该制度可以作为法律依据维护公司的权利。
HR也要注意一点。有很多企业的病假制度中规定,员工请病假没有走流程的、没有提供相应材料的,按旷工或事假、严重违纪处理。这样的处理是不可以的,法律规定只要员工的病假真实,公司不得以未按照相关流程为由,按旷工、事假或者严重违纪处理。若公司以此解除与员工的劳动关系,将很有可能被判违法解除。
做好病假单据管理工作
一般医生为了病人的健康,都是会开病假条。HR可要求病假员工在人力资源系统中上交病假条,以做好病假单据管理工作。但该“传统”方式仍旧存在漏洞,一些人可能会通过购买假病假条来“泡病假”。
为了防止员工出现“泡病假”的行为,也可以要求员工在人力资源系统上交挂号单、病例本、药物发票、出入院手续原件或复印件等等。公司对病假单有一定的规定,通过资料上的控制,泡病假的情况就会有所把握。
在实际操作中,制度过于严格死板也容易引起员工的反感,这时候HR也要尽可能让制度更人性化。比如,员工请假1天以内的,提供病假条即可;2天以上的,需要提交病假单、挂号发票、诊断病例等;如果天数更多的,需要提供病假单、挂号发票、诊断病例、医药发票等更多的单据等。